스프레드시트를 사용하여 동적 프로젝트 계획 만들기

프로젝트와 관련하여 업무를 나누고 작업을 할당하고 마감일을 추적하고 상태 업데이트를 받아 보는 빠른 방법이 필요하신가요? Google 스프레드시트를 사용하여 공유된 스프레드시트를 통해 프로젝트 작업 추적, 업데이트, 팀과 공동작업을 해보세요.

스프레드시트를 사용하여 동적 프로젝트 계획 만들기
1

프로젝트 계획 설정

프로젝트 계획을 만들고 팀에서 수집하려는 모든 정보를 추가하여 시작합니다.

학습 내용:

1.1

프로젝트 스프레드시트 만들기

프로젝트 스프레드시트를 만들려면 다음 단계를 따르세요.

  1. Google 드라이브에서 새로 만들기 > Google 스프레드시트를 클릭합니다.

  2. 제목 없는 스프레드시트를 클릭하고 프로젝트 계획에 대한 새 제목을 입력합니다.

  3. 열 제목을 추가합니다. 예를 들어, 프로젝트에 대한 작업을 추적하고 작업 소유자, 마감일, 상태, 댓글 등을 포함할 수 있습니다.

  4. 프로젝트 계획을 추적하기 위해 스프레드시트에 콘텐츠를 추가합니다. 스프레드시트를 공유하면 다른 사용자들도 콘텐츠를 추가할 수 있습니다.

프로젝트 스프레드시트 만들기
1.2

작업 설명 삽입

열 제목 또는 작업에 약간의 설명이 필요하면 설명 메모를 추가하세요.

  1. 메모를 추가할 열 또는 셀을 선택합니다.
  2. 삽입 > 메모를 선택합니다.
  3. 설명을 입력합니다.
  4. 메모 바깥쪽을 클릭하여 메모를 닫습니다.
작업 설명 삽입
1.3

선택 제한

열에서 선택을 제한하려면 사용자가 선택할 수 있는 옵션을 추가하세요. 예를 들어, 진행 상황을 정렬하고 추적하기 쉽게 하려면 상태 열에 옵션을 시작하지 않음, 진행 중 또는 완료로 제한할 수 있습니다.

  1. 선택 항목을 추가할 열을 선택합니다.
  2. 데이터 > 확인을 클릭합니다.
  3. 기준 옆에 있는 항목 목록을 선택합니다.
  4. 항목을 쉼표로 구분하여 입력합니다.
  5. 저장을 클릭합니다.
  6. (선택사항) 선택 항목을 보려면 열 아래 셀에 있는 화살표를 클릭합니다.
선택 제한
1.4

진행 상태 추적기 설정

조건부 서식 규칙을 사용하면 한눈에 프로젝트 작업이 어떻게 진행되는지 볼 수 있습니다. 예를 들어, 완료된 작업에 색을 추가하면 시작되지 않은 작업이나 진행 중인 작업보다 눈에 띄게 할 수 있습니다.

  1. 서식 규칙을 적용할 열을 선택합니다.

  2. 서식 > 조건부 서식을 선택합니다.

  3. 규칙을 설정합니다. 이 예에서, 완료, 시작하지 않음 또는 진행 중에 다른 색을 지정합니다.

    a 단색 탭의 다음의 경우 셀에 서식 지정 아래에서 텍스트에 포함을 선택합니다.

    b 텍스트에 포함 아래에 있는 입력란에 완료를 입력합니다.

    c 배경 또는 텍스트 색상을 지정하려면 서식 지정 스타일 아래에 있는 선택 목록을 클릭합니다.

    d (선택사항) 맞춤 텍스트 또는 배경 색상을 할당하려면 텍스트 또는 채우기 색상을 클릭하세요. 필요한 경우 텍스트 색 및 배경 색상을 지정할 수 있습니다.

    e (선택사항) 다른 규칙 추가를 클릭하고 동일한 단계를 따르면 규칙을 더 추가할 수 있습니다. 예를 들어, 시작하지 않음 작업에는 빨간 배경, 진행 중 작업에는 주황색 배경을 할당합니다.

    f 완료를 클릭합니다.

진행 상태 추적기 설정
1.5

알림 추가

이메일 알림을 이용하여 프로젝트 업데이트 및 상태 변경을 바로 확인하세요. 다른 사용자가 프로젝트 계획을 변경하면 언제 누가 무엇을 변경했는지 알 수 있습니다. 알림 받을 간격을 선택할 수도 있습니다.

  1. 스프레드시트에서 도구 > 알림 규칙을 선택합니다.

  2. 알림을 받을 시기와 간격을 선택합니다.

  3. 저장을 클릭합니다.

  4. 완료를 클릭합니다.

알림 추가
2

팀과 공동작업

이제 프로젝트 계획을 팀과 공유하고 공동작업을 시작할 수 있습니다.

학습 내용:

2.1

중요한 콘텐츠 잠금

간혹, 특정 콘텐츠 섹션을 팀에서 수정하지 못하도록 하고자 할 수 있습니다. 특정 콘텐츠를 보호하여 수정이 불가능하도록 또는 특정 사용자만 수정할 수 있도록 할 수 있습니다.

  1. 보호하려는 셀을 선택합니다.

  2. 데이터 > 보호된 시트와 범위를 클릭합니다.

  3. 권한 설정을 클릭합니다.

  4. 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.

    • 특정 사용자만 변경할 수 있도록 제한하려면 이 범위를 수정할 수 있는 사용자 제한을 선택하고 셀을 수정할 수 있는 사용자를 선택합니다.
    • 변경하기 전에 알려 주는 경고를 표시하려면 이 범위를 수정할 때 경고 표시를 선택합니다.
  5. 완료를 클릭합니다.

중요한 콘텐츠 잠금
2.2

팀을 위한 Google 그룹 만들기

이메일 주소 하나로 팀에 이메일을 보내고 공유를 단순화하려면 Google 그룹스 이메일 목록을 설정합니다.

그룹에 새로 추가된 사용자는 관리자가 이전에 그룹에 공유했던 콘텐츠에 대한 액세스 권한을 자동으로 얻게 됩니다. 마찬가지로 그룹에서 삭제된 사용자는 관리자가 그룹과 공유한 콘텐츠에 더 이상 액세스할 수 없습니다.

  1. 그룹스에서 그룹 만들기를 클릭합니다.

  2. 그룹 이름 및 그룹 이메일 주소를 입력합니다.

  3. 그룹 유형은 이메일 목록을 선택합니다.

  4. 역할을 할당하여 주제 보기, 메시지 게시 및 그룹 참여가 가능한 사용자를 지정합니다.

    • 회원—그룹에 게시할 수 있습니다.
    • 관리자—그룹에 게시할 수 있고, 회원을 승인, 추가 또는 삭제할 수 있습니다.
    • 소유자—회원을 추가할 수 있습니다. 기본적으로 그룹을 만든 사용자가 소유자이지만 다른 소유자를 추가할 수도 있습니다.
  5. 만들기를 클릭합니다.

  6. 그룹 가입 초대하기를 클릭합니다.

  7. 그룹 가입을 초대하려는 사용자의 이메일 주소를 입력합니다.

  8. 초대장 보내기를 클릭합니다.

팀을 위한 Google 그룹 만들기
2.3

팀과 스프레드시트 공유

그런 다음 프로젝트 계획을 팀원 또는 팀을 위해 만든 그룹과 공유합니다.

소유하거나 수정 가능한 파일을 공유하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. 공유하려는 파일을 엽니다.

  2. 공유를 클릭합니다.

  3. 개별 이메일 주소(또는 프로젝트 팀의 Google 그룹스 주소)를 입력합니다.

  4. 사용자에게 부여할 액세스 유형을 선택합니다.

    • 수정 가능—공동작업자는 콘텐츠를 추가 및 수정하거나 댓글을 추가할 수 있습니다. 팀원들이 프로젝트 계획을 직접 업데이트하게 하려면 이 옵션을 선택합니다.
    • 댓글 작성 가능—공동작업자는 댓글을 추가할 수 있지만 콘텐츠를 수정할 수는 없습니다.
    • 보기 가능—사용자는 파일을 볼 수 있지만 댓글을 수정하거나 추가할 수는 없습니다.
  5. (선택사항) 프로젝트 계획을 설명하는 메모를 추가합니다.

  6. 보내기를 클릭합니다.

파일을 공유했던 모든 사용자에게 링크가 포함된 이메일이 전송됩니다. 팀원들에게 수정 권한을 부여한 경우 다음과 같은 작업을 할 수 있습니다.

  • 작업, 소유자, 마감일과 같은 콘텐츠를 추가 또는 업데이트합니다.
  • 관심있는 항목을 표시하도록 콘텐츠를 필터링합니다.
  • 특정 사용자에게만 댓글을 삽입합니다.
  • 작업의 상태를 업데이트합니다.
  • 작업에 설명하는 메모를 추가합니다.
팀과 스프레드시트 공유
2.4

필터링으로 정보 정리

내게 할당된 작업만 또는 특정 마감일의 작업만 보고 싶으신가요? 필터 보기를 만드세요. 나중에 사용하도록 저장하거나 팀원들에게 만든 보기에 대한 링크를 이메일로 보내어 중요 작업에 집중하도록 할 수 있습니다.

  1. 데이터 > 필터 보기 > 새 필터 보기 만들기를 선택합니다.
  2. 상단에서 이름 옆을 클릭하고 필터 보기 이름을 입력합니다.
  3. 데이터를 정렬하고 필터링하려면 열 제목에 있는 화살표를 클릭하고 옵션을 선택합니다.
  4. (선택사항) 필터 보기 링크를 포함하는 이메일을 보내려면 URL을 복사하여 이메일에 붙여넣습니다.
  5. 오른쪽 상단에 있는 X를 클릭하여 필터 보기를 닫습니다. 필터 보기가 자동으로 저장됩니다.
필터링으로 정보 정리
2.5

댓글 및 관련 의견 추가

특정 작업에 대한 의견을 받기 원하거나 질문이 있거나 작업을 다른 사용자에게 할당하려면 스프레드시트에 댓글을 추가합니다.

  1. 댓글을 추가하려는 셀을 선택합니다.

  2. 문서 댓글 삽입을 클릭합니다.

  3. (선택사항) 댓글을 특정 사용자에게 보내려면 더하기(+) 기호를 입력하고 이메일 주소를 입력합니다. 해당 사용자에게 댓글 및 파일에 대한 링크를 포함하는 이메일이 전송됩니다.

  4. 입력란에 댓글을 입력합니다.

  5. 댓글을 클릭합니다.

댓글 및 관련 의견 추가
3

보다 폭넓은 G Suite 활용

G Suite는 제품을 패키지로 사용할 때 더 강력해집니다. 다음은 프로젝트 계획에 대해 보다 신속하게 작업하고 효율적으로 공동작업할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

학습 내용:

3.1

팀 회의에 프로젝트 계획 첨부

회의 전에 모든 사용자가 프로젝트 계획의 최신 사본을 가지고 있어야 합니다. Google 캘린더 회의 초대에 프로젝트 계획을 첨부하세요. 팀원들은 어디에 있든 프로젝트 계획을 실시간으로 액세스하고 업데이트할 수 있습니다. 회의 처음 몇 분 동안 모든 사용자의 상태 업데이트를 받아서 그에 맞춰 프로젝트 계획을 업데이트할 수 있습니다.

캘린더 초대에 프로젝트 계획을 첨부하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. 캘린더에서 일정을 두 번 클릭합니다.

  2. 첨부파일 추가를 클릭합니다.

  3. 프로젝트 계획 스프레드시트를 선택하고 선택을 클릭합니다.

  4. 저장을 클릭합니다.

팀 회의에 프로젝트 계획 첨부
3.2

화상 통화로 프로젝트 계획 프레젠테이션 제공

팀 회의 중에 프로젝트 계획에 대한 프레젠테이션을 진행하여 원격으로 참여 중인 팀원들을 포함한 모든 사람들이 동일한 내용을 알고 있도록 합니다.

프로젝트 계획을 프레젠테이션하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. 드라이브에서 프로젝트 계획을 엽니다.

  2. 행아웃에서 행아웃 공유 화면을 클릭합니다.

  3. 프로젝트 계획을 표시하는 창을 공유하도록 선택합니다.

이제 프레젠테이션하고 업데이트하는 대로 참석자가 스프레드시트를 볼 수 있습니다. 행아웃 공유 화면을 클릭하면 언제든지 화면 공유를 중지할 수 있습니다.

화상 통화로 프로젝트 계획 프레젠테이션 제공
3.3

팀 사이트에 프로젝트 계획 삽입

팀 웹사이트에 프로젝트 계획의 마스터 사본을 공유합니다. 스프레드시트를 업데이트하면 웹사이트에 자동으로 표시됩니다.

팀 사이트에 프로젝트 계획을 삽입하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. Google 사이트 도구에서 스프레드시트를 삽입할 웹사이트 페이지를 엽니다.

  2. 페이지 상단에서 사이트 도구 수정을 클릭합니다.

  3. 삽입 > 드라이브를 클릭하고 스프레드시트를 선택합니다.

  4. 프로젝트 계획을 선택하고 선택을 클릭합니다.

  5. 저장을 클릭합니다.

  6. 페이지 상단에서 저장을 클릭합니다.

팀 웹사이트에 프로젝트 계획 삽입
3.4

이동 중에도 액세스 및 수정

외근 중에도 전화나 태블릿에서 프로젝트 계획을 보고 수정할 수 있습니다. 스프레드시트 앱을 다운로드하세요. 수행한 모든 변경사항은 자동으로 웹 및 모든 다른 기기와 동기화되므로 언제 어디서나 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

Android 기기:

  1. Google Play 아이콘을 터치합니다.
  2. Google 스프레드시트 앱을 찾아 설치합니다.

iOS 기기:

  1. App Store 아이콘을 터치합니다.
  2. Google 스프레드시트 앱을 찾아 설치합니다.
이동 중에도 액세스 및 수정

다음 단계

사용해 보기

아래 링크는 프로젝트 계획 템플릿입니다. 사본을 만들어 활용해 보세요.

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스프레드시트를 사용하여 공동작업을 향상시킬 수 있는 방법을 알아보세요. Office를 설치하지 않고도 Microsoft® Excel® 스프레드시트를 수정하고, 스프레드시트 이전 버전으로 전환하고 오프라인으로 작업에 액세스하는 등의 작업이 가능합니다.

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