드라이브를 사용해 파일 공유 시작하기

관리자는 Google 드라이브를 사용하여 단일 중앙 저장소에서 조직의 파일을 관리, 정리, 공유할 수 있습니다. 관리자가 아닌 경우 팀에서 사용할 비슷한 드라이브 저장소를 설정할 수 있습니다. 드라이브 파일 공유를 설정하고 나면 팀 구성원이 체계적인 폴더 구조에 따라 문서를 효율적으로 찾고 저장하고 공유할 수 있습니다.

참고: 조직의 파일 공유를 설정하는 경우 이 용도로 사용할 관리자 계정이나 Google 역할 계정(예: companydrive@solarmora.org)과 같이 신뢰할 수 있는 계정을 사용해야 합니다. 이 계정에는 회사의 파일 시스템이 적용되므로 2단계 인증과 같은 추가적인 보안 강화 조치를 사용할 수 있습니다. 이 예에서는 가상 회사인 Solarmora의 관리자 계정을 사용해 보겠습니다.

규모가 200명 이하인 조직에서는 단순 공유 권한을 사용하여 파일 공유를 설정하는 것이 좋습니다. 200명 이상의 조직에서는 액세스가 지연될 수 있으며 특히 파일 공유의 문서 수가 수만 개에 이르거나 폴더 구조가 심하게 복잡한 경우 문제가 생길 확률이 높습니다.

200명 이상 규모의 조직에서도 문서 저장 및 검색에 다음 설정 절차를 사용할 수 있습니다. 하지만 대규모 조직이라면, 파일 공유 활동이 활발하지 않고 하위 폴더 수준이 4개 이하이며 단순 공유 권한을 사용하는 경우에만 이 설정이 효과적입니다.

준비물:

G Suite 계정

20분

관리 콘솔 (선택사항) 전체 조직의 파일 공유를 설정하는 데 필요한 관리자 액세스

1

중앙 저장소 만들기

우선 폴더를 만듭니다.

학습 내용:

1.1

최상위 폴더 만들기

드라이브에 최상위 폴더 하나가 생긴다는 것은 마치 조직 전체가 함께 사용할 수 있는 '내 문서' 폴더가 생기는 것과 같습니다. 최상위 폴더를 사용하면 조직의 문서를 더 간편하게 관리하고 유지할 수 있습니다.

조직에서 사용할 최상위 폴더를 만들려면 다음 단계를 따르세요.

  1. 드라이브로 이동합니다.

  2. 아직 로그인하지 않은 경우 이메일 주소(username@yourdomain.com) 및 비밀번호로 로그인합니다.

  3. 새로 만들기를 클릭하고 폴더를 선택합니다.

  4. 폴더의 이름(예: '회사 드라이브')을 입력하고 만들기를 클릭합니다. 새 폴더가 내 드라이브에 나타납니다.

최상위 폴더 만들기
1.2

각 부서의 하위 폴더 만들기

이제 조직의 모든 파일을 보관할 수 있는 중앙 저장소가 생성되었으므로 각 팀이나 부서에서 사용할 수 있는 폴더를 설정할 수 있습니다. 이 예에서는 최상위 폴더 내에 마케팅 부서를 위한 하위 폴더를 만들어 보겠습니다.

  1. 최상위 수준 폴더를 엽니다.

  2. 새로 만들기를 클릭하고 폴더를 선택합니다.

  3. 폴더의 이름(예: '마케팅')을 입력하고 만들기를 클릭합니다.

최상위 폴더 내에 하위 폴더가 나타납니다.

이러한 방법으로 나머지 부서나 팀의 하위 폴더를 추가로 만들어서 전체 조직의 내부 폴더 구조를 완료할 수 있습니다.

각 부서의 하위 폴더 만들기
2.1

그룹스 작동 방식

Google 그룹스는 팀의 모든 사용자가 파일을 동시에 공유하고 파일에 대한 액세스를 관리할 수 있는 간단한 방법입니다. 예를 들어 solarmora-marketing@solarmora.com 그룹에 5명의 회원을 추가하는 경우 그룹 주소로 드라이브 폴더를 공유하기만 하면 즉시 회원들에게 이 폴더가 공유됩니다.

그룹에 새 회원을 추가하면 이전에 그룹과 공유한 콘텐츠에 대한 액세스 권한이 새 회원에게 자동으로 부여됩니다.

마찬가지로 그룹에서 회원을 삭제할 경우 이 회원은 더 이상 관리자가 그룹과 공유한 콘텐츠에 액세스할 수 없습니다.

그룹스 작동 방식
2.2

부서 또는 팀 그룹 만들기

팀 또는 부서 그룹을 만들려면 다음 단계를 따르세요.

  1. groups.google.com으로 이동합니다.

  2. 조직에서 비공개 그룹을 만들려면 내 그룹 > 조직 보기 설정을 다음으로 전환: yourdomain.com을 클릭합니다.

  3. 그룹 만들기를 클릭합니다.

  4. 그룹 정보를 입력합니다.

  5. 그룹 유형으로 이메일 목록을 선택합니다.

  6. 그룹에 가입할 수 있는 사람에는 초대된 사용자만을 선택합니다.

  7. 만들기를 클릭합니다.

부서 또는 팀 그룹 만들기

그룹에 사용자를 추가하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. 그룹 가입 초대하기를 클릭합니다.

  2. 그룹에 있는 각 회원의 이메일 주소를 입력하고 메시지를 추가합니다.

  3. 초대장 보내기를 클릭합니다.

  4. 완료를 클릭합니다.

동일한 방법으로 그룹을 더 만들 수 있습니다. 그룹을 만드는 방법에 대한 추가 도움말을 보려면 그룹스 시작하기를 참조하세요.

없음
2.3

조직과 저장소 공유

최상위 폴더를 보기 전용 상태로 전체 조직과 공유하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. 드라이브로 이동합니다. 내 드라이브에서 최상위 폴더를 선택합니다.
  2. 드라이브 공유을 클릭합니다.

  3. 고급을 클릭합니다.

  4. 액세스 권한이 있는 사용자에서 변경을 클릭합니다.

  5. 모든 조직 사용자가 이 항목을 찾고 액세스할 수 있습니다에서 설정 옵션을 선택합니다.

  6. 액세스에서 보기 가능을 선택합니다.

  7. 저장을 클릭한 다음 완료를 클릭합니다.

조직과 저장소 공유
2.4

그룹과 하위 폴더 공유

조직 내부의 폴더 구조 및 생성된 그룹을 사용하여 각 하위 폴더에 액세스하고 수정할 수 있는 사용자를 지정할 수 있습니다. 예를 들어 마케팅 그룹이 마케팅 폴더와 콘텐츠를 관리하도록 할 수 있습니다.

하위 폴더를 특정 그룹과 공유하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. 하위 폴더를 선택합니다.

  2. 드라이브 공유을 클릭합니다.

  3. 고급을 클릭합니다.

  4. 초대하기에서 액세스 권한을 부여할 그룹의 이메일 주소를 입력하고 수정 가능을 선택합니다.

  5. (선택사항) 공유 권한에 대한 액세스를 제한하려면 다음 단계를 따르세요.

    • 편집자가 액세스를 변경하고 새 사용자를 추가하는 것을 차단합니다.를 선택합니다.
    • 변경사항 저장을 클릭합니다.
  6. 보내기를 클릭한 다음 완료를 클릭합니다.

그룹과 하위 폴더 공유
2.5

파일 공유 액세스 작동 방식

예를 들어 Solarmora 마케팅 그룹의 회원이 마케팅 폴더 및 하위 폴더를 변경할 수 있습니다(예: 파일 수정 및 추가). 하지만 회사 드라이브와 같은 상위 수준 폴더는 변경할 수 없습니다.

수정 액세스 권한을 가진 사용자가 공유된 마케팅 폴더에서 파일을 삭제하더라도 파일을 최초로 추가한 사용자와 상위 수준 폴더(예: 회사 드라이브)의 소유자는 해당 파일을 검색하여 찾을 수 있습니다. 하지만 다른 사용자의 드라이브 폴더에서는 이 파일이 삭제됩니다.

관리자는 회사 드라이브의 모든 하위 폴더에서 파일 및 폴더를 수정하고 삭제할 수 있습니다. 공유 설정에 대해 자세히 알아보세요.

3

조직 추가

이제 파일 공유와 그룹이 준비되었으므로 다음 단계는 조직에 있는 모든 사용자가 이를 사용할 수 있도록 준비하는 것입니다. 사용자에게 시작 방법에 대한 안내가 포함된 이메일을 보낼 수 있습니다. 다음과 같은 템플릿을 사용할 수 있습니다.

학습 내용:

3.1

이메일 알림 샘플

조직에서 사용할 수 있는 이메일 샘플은 다음과 같습니다.

Google 드라이브에 오신 것을 환영합니다. [최상위 폴더 이름] 폴더가 조직의 파일 공유 시스템으로 설정되었습니다. 이 폴더를 사용하면 체계적으로 정리된 하나의 드라이브 저장소에서 문서를 쉽고 효율적으로 찾고, 저장하며, 공유할 수 있습니다.

사용 방법

  1. 드라이브를 엽니다.
  2. 전체 이메일 주소(username@yourdomain.com) 및 비밀번호로 로그인합니다.
  3. 공유 문서함을 클릭합니다.
  4. [최상위 폴더 이름] 폴더를 더블 클릭합니다.
  5. [최상위 폴더 이름] 폴더 옆의 화살표를 클릭하고 내 드라이브에 추가를 선택합니다.

이제 내 드라이브에 [최상위 폴더 이름] 폴더가 표시됩니다. 팀의 폴더를 찾으려면 [최상위 폴더 이름] 폴더를 더블 클릭하여 부서를 찾고 하위 폴더를 탐색합니다. 팀 이름(groupname@yourdomain.com) 회원은 팀 폴더에서 파일을 추가하고 수정할 수 있습니다. 폴더에 신속하게 액세스하기 위해서는 [최상위 폴더 이름] 폴더에 추가한 방법대로 내 드라이브에 폴더를 추가할 수 있습니다.

이메일 알림 샘플

작동 방식

[최상위 폴더 이름] 폴더 및 팀 폴더가 드라이브에 추가되면 팀 폴더에 파일 및 폴더를 추가하고 수정할 수 있습니다. 또한 다음 번에 팀 폴더에 파일을 만들거나 저장하면 팀에 있는 모든 사용자들이 파일에 즉시 액세스할 수 있습니다.

내 드라이브([최상위 폴더 이름] 폴더 외부)에 만든 파일은 다른 사용자와 명시적으로 공유하거나 공유 팀 폴더에 이동하지 않는 한 비공개입니다. 드라이브 사용에 대해 자세히 알아보려면 G Suite 학습 센터를 방문하세요.

이제 드라이브에서 파일을 만들고 저장하여 팀과 공유할 수 있습니다. 문의사항이 있는 경우 알려주시기 바랍니다.

감사합니다.

관리자 이름 및 연락처 정보

다음 단계

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